Dokumen rasmi kerajaan merupakan sebarang dokumen yang dihasilkan oleh kerajaan secara rasmi dan hal-ehwal pengurusannya tertakluk di bawah Akta 629 (Akta Arkib Negara 2003). Antara dokumen rasmi kerajaan yang paling lazim di setiap pejabat kerajaan ialah minit mesyuarat, kertas kerja dan laporan.

Kepentingan minit mesyuarat jelas dilihat melalui pelbagai punca kuasa yang menekankan aspek-aspek struktur, elemen-elemen serta gaya bahasa penulisan minit mesyuarat kerajaan bagi membezakannya dengan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh pihak lain. Antara surat pekeliling terawal yang dikeluarkan berkaitan penulisan minit mesyuarat ialah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991: Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 1993: Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi yang menekankan identiti struktur minit mesyuarat serta pengurusan mesyuarat kerajaan. Rentetan daripada pekeliling tersebut, MAMPU telah mengeluarkan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 6 Tahun 2014 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat dan Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2018: MyMesyuarat – Ekosistem Pengurusan Mesyuarat Era Digital. Surat arahan tersebut – meskipun tidak bertaraf Pekeliling Perkhidmatan – telah dijadikan penanda aras oleh semua kementerian-kementerian serta jabatan dan agensi di bawahnya. Buktinya selepas tahun 2014 (selepas surat arahan MAMPU tersebut dikeluarkan), sebahagian besar kementerian, jabatan dan agensi termasuk badan berkanun seperti universiti-universiti menghasilkan minit mesyuarat dengan menjadikan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 6 Tahun 2014 tersebut sebagai rujukan utama.

Melalui latihan berkaitan dokumen rasmi kerajaan yang lazim kepada setiap pejabat kerajaan, tatacara penggunaan bahasa Kebangsaan yang optimum juga boleh disampaikan kepada penjawat awam.

1. Menggunakan format minit mesyuarat yang betul berdasarkan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 6 Tahun 2014 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat dan Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2018: MyMesyuarat – Ekosistem Pengurusan Mesyuarat Era Digital serta rujukan lain yang berkaitan; dan
   
2. Mengaplikasikan kaedah penulisan dokumen rasmi khususnya minit mesyuarat, kertas kerja dan laporan berdasarkan tatabahasa bahasa Melayu yang standard.
   

Kepentingan kursus ini telah ditekankan oleh  Ceraian PO.1.1.1 MyPPSM: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam khususnya pada Perkara 7 dan 9 ceraian tersebut:

“7. Bagi memastikan penggunaan bahasa Melayu dalam perkhidmatan awam dapat ditingkatkan, semua pegawai awam hendaklah menggunakan bahasa Melayu dengan baik dalam semua urusan rasmi sama ada secara lisan atau bukan lisan. Sehubungan itu, pegawai hendaklah sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam bahasa Melayu.

9. Ketua jabatan juga perlu memastikan semua warga jabatan mempunyai tahap penguasaan dan penggunaan bahasa Melayu yang baik dari segi aspek lisan dan bukan lisan.”